обучаем английскому с 1998 года

Общие руководства по написанию деловых писем

Цель письма

Деловое (или официальное) письмо – это способ формального общения между двумя и более сторонами. Существует большое количество вариантов деловых писем. Они могут быть исключительно информативными, могут иметь своей целью убедить одну из сторон предпринять какое-либо действие, могут иметь мотивационный характер или рекламировать какой-либо товар или услугу. Деловые письма следует набирать на компьютере и распечатывать на белой бумаге формата 8.5" x 11".

Элементы удачно написанного делового письма

Наиболее важным элементом хорошего письма является ваша способность точно определить целевую аудиторию и грамотно написать само письмо. Если вы адресуете сове письмо в отдел кадров, избегайте использования узкоспециальных терминов, которые в состоянии понять лишь технический специалист, помните, что даже если это инженерная компания, шансы того, что персонал отдела кадров не имеет технического образования.

Следующим слагаемым успеха при написании делового письма является четкая и лаконичная презентация основной идеи. Старайтесь как можно яснее описать цель, так как большинство людей не обладают достаточным запасом терпения, чтобы сидеть и гадать, чего именно вы хотели, или времени на чтение излишне длинного письма. Все, что вам нужно – сразу же перейти к делу, не вдаваясь в ненужные детали.

И наконец, необходимо оставаться вежливым, излишние эмоции – признак непрофессионализма. Даже если вы пишете жалобу, оставайтесь вежливыми и сдержанными, просто опишите проблему и дайте всю необходимую информацию, не опускаясь до угроз или оскорблений.

Мы принимаем